Accueil › Confidentialité des dossiers
Confidentialité des dossiers
Vos dossiers couverts par le secret professionnel : ce qui les protège
Vos enregistrements contiennent des noms, des adresses, la présence ou l’absence des parties, parfois des faits que vous êtes tenu de taire.
Avant de nous en confier un, vous devez savoir ce qui les protège, qui y a accès et ce qu’ils deviennent. Voici les réponses, point par point.
Confidentialité par écrit
Ce qui protège vos dossiers
- Stockage chiffré. Vos enregistrements et vos documents sont stockés chiffrés.
- Accès réservé. Vos fichiers ne sont accessibles qu’aux intervenants que liste le contrat de sous-traitance RGPD.
- Engagement de confidentialité. Il est signé avant le premier dossier.
- Contrat de sous-traitance RGPD. Conforme à l’article 28 du RGPD, avec les clauses contractuelles types de la Commission européenne, il est signé avec chaque client avant le premier dossier. Au sens du RGPD, vous restez responsable du traitement ; le contrat fixe par écrit ce que nous pouvons faire des données, et rien d’autre.
- Durée de conservation fixée. Vos enregistrements sont supprimés 30 jours après la livraison du document, vos documents 90 jours après, ou plus tôt sur simple demande.
- Transfert encadré. Scribeero est établie en Tunisie, hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance ; pour un client en Suisse, elles sont complétées des adaptations suisses (loi fédérale sur la protection des données).
- Transmission au choix. Vous nous transmettez vos enregistrements par e-mail ou par un lien de partage de fichiers (Google Drive, par exemple) : c’est vous qui choisissez. Pour un dossier sensible, un lien de partage à accès restreint protège mieux qu’un e-mail ordinaire. Jamais par le formulaire de contact ni par WhatsApp.
Le contenu de vos dossiers est protégé lui aussi : rien n’est inventé, deviné ni adouci, et chaque document est relu par une personne avant envoi. Ce qui ne s’entend pas avec certitude vous est signalé : vous le tranchez avant de signer.
Ce que devient votre enregistrement, de la réception à la suppression
01
Avant le premier dossier
Nous signons l’engagement de confidentialité et le contrat de sous-traitance RGPD, avec les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Vous savez par écrit qui intervient et ce qui est fait de vos données avant de nous confier quoi que ce soit.
02
L’envoi de l’enregistrement
Par e-mail ou par un lien de partage de fichiers (Google Drive, par exemple) : c’est vous qui choisissez. Pour un dossier sensible, préférez un lien de partage à accès restreint. Jamais par le formulaire de ce site ni par WhatsApp.
03
La réception et le stockage
L’enregistrement est stocké chiffré, avec un accès réservé. Scribeero est établie en Tunisie, hors de l’Union européenne : le transfert de vos données est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance.
04
La relecture
Avant envoi, votre document est relu. Ce qui ne s’entend pas avec certitude vous est signalé en commentaire, avec sa minute. Les intervenants qui ont accès à vos données sont ceux que liste le contrat de sous-traitance RGPD, signé avant le premier dossier.
05
L’envoi de votre document
90 jours
après la livraison, le document est supprimé
Le document Word vous est renvoyé par e-mail, ou déposé dans le partage de votre choix. Chez nous, il reste stocké chiffré, avec un accès réservé, puis il est supprimé 90 jours après la livraison, ou plus tôt sur simple demande.
06
La suppression
30 jours
après la livraison, l’enregistrement est supprimé
L’enregistrement est supprimé 30 jours après la livraison du document, ou plus tôt sur simple demande. À la fin de notre collaboration, vos données sont supprimées.
Qui accède à vos dossiers
Chaque document est relu par une personne avant envoi, et tout ce qui n’est pas certain vous est signalé. Les intervenants qui ont accès à vos données sont ceux que liste le contrat de sous-traitance RGPD, signé avant le premier dossier.
L’accès à vos enregistrements et à vos documents est réservé, et le contrat vous dit par écrit à qui.
Les documents que vous pouvez demander avant de décider
Si vous devez justifier votre choix de prestataire, auprès de votre délégué à la protection des données ou de votre comité d’éthique par exemple, vous pouvez obtenir ces pièces avant votre premier dossier :
- un exemplaire de l’engagement de confidentialité ;
- un exemplaire du contrat de sous-traitance RGPD, avec la liste des intervenants et les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Les deux sont signés avant le premier dossier.
Pour les demander : Écrire un e-mail contact@scribeero.com · Appeler +216 52 806 892 · WhatsApp · Poser votre question de confidentialité à la page Contact
WhatsApp sert au premier contact et à vos questions. Vos enregistrements et vos documents n’y transitent jamais : ils passent par e-mail ou par le lien de partage de votre choix.
Ce que la confidentialité veut dire dans votre métier
Huissiers de justice
Un état des lieux porte une adresse, des noms, la présence ou l’absence des parties. Ces mentions vous reviennent telles que vous les avez dictées, dans un document stocké chiffré.
Avocats
Le secret professionnel est votre première question, et c’est normal. Les garanties ci-dessus sont celles que nous mettons par écrit pour votre cabinet.
Notaires
Ce que vous dictez reste couvert par les mêmes garanties, de la réception de l’enregistrement à sa suppression. Un passage incertain vous est signalé avec la minute de l’enregistrement.
Chercheurs
Votre comité d’éthique peut demander la liste des intervenants, la durée de conservation et le lieu de traitement des données : ce sont les garanties et les documents listés plus haut.
Vos questions sur la confidentialité
Confier mes dictées à l’extérieur, est-ce compatible avec mon secret professionnel ?
C’est à vous d’en juger au regard de votre déontologie, et nous ne donnons pas d’avis juridique. Notre rôle est de vous donner par écrit de quoi en juger : stockage chiffré, accès réservé, et les garanties de cette page : engagement de confidentialité et contrat de sous-traitance RGPD signés avant le premier dossier, durée de conservation fixée, transfert encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.
Qui voit mes fichiers ?
Chaque document est relu par une personne avant envoi. Les intervenants qui ont accès à vos données sont ceux que liste le contrat de sous-traitance RGPD, signé avant le premier dossier.
Où sont stockées mes données ?
Scribeero est établie en Tunisie, hors de l’Union européenne. Le transfert de vos données est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance. Vos fichiers sont stockés chiffrés, avec un accès réservé.
Combien de temps gardez-vous mes enregistrements ?
Ils sont supprimés 30 jours après la livraison du document, et vos documents 90 jours après, ou plus tôt sur simple demande.
Puis-je vous envoyer un enregistrement par le formulaire du site ?
Non. Le formulaire ne sert qu’à nous contacter : il n’accepte aucun fichier. Vos enregistrements nous parviennent par e-mail ou par un lien de partage de fichiers, selon ce que vous choisissez.
Comment être sûr que mon document dit exactement ce que j’ai dicté ?
Rien n’est inventé, deviné ni adouci. Chaque document est relu par une personne avant envoi, et ce que l’enregistrement ne permet pas d’entendre avec certitude vous est signalé en commentaire, avec la minute où le réécouter. Vous tranchez, puis vous signez.
Prenez-vous des dossiers médicaux ou de dommages corporels ?
Pas pour l’instant. Les données de santé demandent des garanties particulières, et nous ne prenons pas ces dossiers tant qu’elles ne sont pas en place.
Que deviennent mes données si nous arrêtons de travailler ensemble ?
Elles sont supprimées.
Vérifiez sur un vrai dossier
Posez-nous vos questions de confidentialité, demandez les documents, puis confiez-nous un premier dossier. Vous jugez sur pièce : votre mise en page, votre vocabulaire, les passages signalés.
Appeler : +216 52 806 892 Écrire un e-mail : contact@scribeero.com
Les données que vous saisissez sur ce site sont traitées selon notre politique de confidentialité.