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Dactylographie pour notaires et études notariales
Vos dictées notariales, rendues dans la mise en page de votre étude
Vos actes se rédigent dans l’étude, sur vos trames. Ce que vous dictez à côté vous revient en Word, dans la mise en page de votre étude, relu avant envoi. Ce que l’enregistrement ne permet pas d’entendre avec certitude vous est signalé, jamais deviné.
Essai sur un vrai dossier : un enregistrement jusqu’à 20 minutes ; après l’essai : sans engagement.
Exemple
Ce que vous dictez, ce que vous recevez
Exemple inventé : noms, adresse et dossier fictifs.
Ce que vous dictez
« Lettre à monsieur et madame C. Concerne, vente D., C., maison rue de l’Exemple quatorze. À la ligne. Madame, Monsieur, virgule, à la ligne. Nous avons bien reçu le compromis signé le trois septembre, point. Le bien est cadastré section B, numéro quatre cent… [bruit de papier]… deux, point. Nous vous adresserons le projet d’acte dès réception des documents administratifs, point. »
Ce que vous recevez
Concerne : vente D. – C., maison sise rue de l’Exemple 14
Madame, Monsieur,
Nous avons bien reçu le compromis signé le 3 septembre. Le bien est cadastré section B, numéro 4[?]2.
Nous vous adresserons le projet d’acte dès réception des documents administratifs.
Nos trois engagements
Confidentialité par écrit
Vos enregistrements et vos documents sont stockés chiffrés, avec un accès réservé.
Un délai écrit
Votre document vous est envoyé sous 24 heures, ou sous 6 heures en cas d’urgence.
Rien n’est deviné
Ce que l’enregistrement ne permet pas d’entendre avec certitude vous est signalé en commentaire dans le document, avec la minute de l’enregistrement où le réécouter.
Le service porte sur ce que vous dictez, pas sur vos actes
Vos actes restent rédigés dans l’étude, sur vos trames : nous n’y touchons pas. Ce que vous ou vos collaborateurs dictez autour d’eux, en revanche, peut nous être confié : les documents que vous dictez, dans le modèle que vous nous fournissez. Par exemple :
- Courriers aux parties, aux confrères, aux administrations
- Notes de liquidation de succession et de liquidation-partage
Vous dictez depuis votre téléphone ou votre dictaphone. Formats acceptés : enregistrements de téléphone (3GP, M4A), MP3, WAV. Autres formats de dictaphone : tous les formats courants.
Un document qui suit vos trames
- Votre gabarit : l’en-tête de l’étude, sa mise en page, ses formules, sa typographie.
- Vos formules consignées dès le premier dossier et respectées ensuite, avec votre vocabulaire et votre façon de dicter.
- Les noms, les montants, les références cadastrales tels que vous les avez dictés. Un passage incertain est signalé en commentaire, avec la minute de l’enregistrement où le réécouter.
- Un document relu par une personne avant envoi.
Votre inquiétude, et la réponse
« Tout reste dans l’étude »
Le notaire est tenu au secret professionnel, et la chambre des notaires de sa province, ou celle de Bruxelles, veille à la déontologie de l’étude. Confier une dictée à l’extérieur engage donc l’étude. Voici ce qui la protège.
- Ce qui est acquis : vos enregistrements et vos documents sont stockés chiffrés, avec un accès réservé.
- Ce que l’étude signe avant le premier dossier : un engagement de confidentialité et un contrat de sous-traitance RGPD, avec les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Au sens du RGPD, l’étude reste responsable du traitement et nous intervenons comme son sous-traitant. Les intervenants qui ont accès à vos données sont ceux que liste ce contrat.
- Combien de temps, et où : enregistrements supprimés 30 jours après la livraison du document, ou plus tôt sur simple demande. Scribeero est établie en Tunisie, hors de l’Union européenne : le transfert de vos données est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de sous-traitance.
- Ce qui ne passe jamais par le formulaire du site : vos enregistrements. Vous nous les transmettez par e-mail ou par un lien de partage de fichiers (Google Drive, par exemple) : c’est l’étude qui choisit. Pour un dossier couvert par le secret professionnel, un lien de partage à accès restreint protège mieux qu’un e-mail ordinaire.
Le détail : ce qui protège les dossiers de votre étude.
Vos questions de notaire
Nos actes ne se dictent pas, ils se rédigent. Que pouvons-nous vous confier ?
Ce que vous dictez, et seulement cela. Vos actes restent rédigés dans l’étude. Ce que vous dictez à côté vous est rendu en Word, dans la mise en page de votre étude, relu avant envoi.
Nos documents suivent nos trames. Les respecterez-vous ?
Oui. Le document est livré dans votre gabarit, et vos formules sont consignées puis respectées d’un dossier à l’autre.
Qui travaille sur nos dossiers ?
Chaque document est relu par une personne avant envoi, et tout ce qui n’est pas certain vous est signalé. Les intervenants qui ont accès à vos données sont ceux que liste le contrat de sous-traitance RGPD, signé avant le premier dossier.
Successions, ventes de fin d’année : nos pics sont serrés. Suivez-vous ?
Prévenez-nous de vos périodes de pointe : nous vous confirmons le délai avant de prendre vos dossiers. Indiquez votre volume mensuel dans votre demande.
Combien coûte une dictée ?
Sur devis, à l’heure d’enregistrement. Voir ce qui fait le prix d’une dictée.
Vous êtes avocat ?
La dactylographie juridique pour les avocats
Vous faites mettre au net des procès-verbaux d’assemblées ?
Les procès-verbaux de conseils et d’assemblées
Jugez sur une vraie dictée
Essayez sur une dictée réelle de votre étude. Vous jugez sur pièce : la mise en page, les formules, les passages signalés.
Appeler : +216 52 806 892 Écrire un e-mail : contact@scribeero.com
Commentaire 00:48
Une partie du numéro de parcelle est couverte par un bruit de papier : on entend “quatre cent”, puis “deux”. À réécouter à la minute 00:48 de l’enregistrement.